Surat Tunjuk Sebab kepada Pekerja
Surat tunjuk sebab merupakan salah satu bentuk komunikasi formal yang digunakan oleh majikan untuk menyampaikan teguran atau peringatan kepada pekerja atas kesalahan atau pelanggaran yang telah dilakukan. Surat ini berfungsi sebagai langkah awal dalam proses disiplin dan memberikan kesempatan kepada pekerja untuk memberikan klarifikasi atau pembelaan atas tindakannya.
Dalam bahasa Melayu Malaysia, surat tunjuk sebab disebut sebagai "Surat Pernyataan Alasan" atau "Surat Tunjuk Sebab". Surat ini harus disusun dengan jelas, ringkas, dan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku. Berikut adalah beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam menyusun surat tunjuk sebab:
1. Identitas Pekerja
- Nama lengkap
- Jabatan
- Nomor induk pegawai
2. Tanggal
- Tanggal surat dikeluarkan
3. Perihal
- Pernyataan jelas tentang perihal surat, yaitu "Surat Tunjuk Sebab"
4. Pembuka
- Salam pembuka, misalnya "Dengan hormat,"
5. Isi Surat
- Paragraf pertama:
- Menjelaskan alasan pemberian surat tunjuk sebab, yaitu kesalahan atau pelanggaran yang telah dilakukan oleh pekerja.
- Mencantumkan secara rinci jenis kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan, termasuk waktu dan tempat terjadinya.
- Paragraf kedua:
- Menjelaskan dampak atau kerugian yang ditimbulkan akibat kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan.
- Paragraf ketiga:
- Memberikan kesempatan kepada pekerja untuk memberikan klarifikasi atau pembelaan atas tindakannya.
- Menjelaskan batas waktu yang diberikan untuk memberikan klarifikasi, biasanya 3-7 hari kerja.
6. Penutup
- Pernyataan penutup, misalnya "Demikian surat tunjuk sebab ini kami sampaikan."
- Salam penutup, misalnya "Hormat kami,"
7. Tanda Tangan
- Tanda tangan pejabat yang berwenang, biasanya manajer atau kepala bagian
Contoh Surat Tunjuk Sebab
SURAT PERNYATAAN ALASAN
Kepada:
Nama Pekerja
Jabatan Pekerja
Nomor Induk Pegawai
Dari:
Nama Majikan
Jabatan Majikan
Tanggal:
01 Maret 2023
Perihal:
Surat Pernyataan Alasan
Dengan hormat,
Dengan ini kami selaku manajemen perusahaan menyampaikan Surat Pernyataan Alasan kepada Saudara/i atas dugaan pelanggaran yang telah dilakukan pada:
Hari/Tanggal: Senin, 27 Februari 2023
Waktu: 10.00 WIB
Tempat: Kantor Pusat
Jenis Pelanggaran:
- Tidak hadir bekerja selama 3 hari berturut-turut tanpa pemberitahuan sebelumnya
Dampak dari Pelanggaran:
- Menghambat kelancaran operasional perusahaan
- Merugikan rekan kerja yang harus menggantikan tugas Saudara/i
Dengan ini kami memberikan kesempatan kepada Saudara/i untuk memberikan klarifikasi atau pembelaan atas tindakan tersebut. Saudara/i wajib memberikan klarifikasi secara tertulis selambat-lambatnya pada:
Tanggal: 08 Maret 2023
Waktu: 17.00 WIB
Klarifikasi dapat disampaikan melalui email ke alamat [email protected] atau diserahkan langsung ke bagian Personalia.
Jika Saudara/i tidak memberikan klarifikasi atau pembelaan dalam batas waktu yang telah ditentukan, maka kami akan mengambil langkah disiplin lebih lanjut sesuai dengan peraturan perusahaan.
Demikian Surat Pernyataan Alasan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Nama Majikan
Tanda Tangan
Catatan:
- Surat tunjuk sebab harus disampaikan kepada pekerja secara langsung atau melalui kurir.
- Pekerja berhak untuk didampingi oleh serikat pekerja atau kuasa hukum saat memberikan klarifikasi.
- Majikan wajib mempertimbangkan klarifikasi pekerja sebelum mengambil keputusan disiplin lebih lanjut.
