Contoh surat rasmi kerajaan
Surat rasmi kerajaan memainkan peranan yang besar dalam urusan pemerintahan negara. Surat-surat ini digunakan untuk berkomunikasi antara pelbagai jabatan dan agensi kerajaan, serta antara kerajaan dengan pihak luar seperti syarikat-syarikat, organisasi bukan kerajaan, dan orang perseorangan. Format dan isi surat rasmi kerajaan telah ditetapkan secara rasmi dan perlu diikuti dengan ketat untuk memastikan keseragaman dan ketertiban dalam urusan pemerintahan negara.
Surat rasmi kerajaan biasanya menggunakan Bahasa Melayu sebagai bahasa rasmi negara. Namun, surat-surat kerajaan yang ditujukan kepada pihak luar seperti organisasi antarabangsa atau kerajaan negara lain boleh ditulis dalam bahasa Inggeris atau bahasa lain yang sesuai.
Format surat rasmi kerajaan secara umumnya dibahagikan kepada beberapa bahagian berikut:
- Kepala surat: Kepala surat biasanya terdiri daripada logo rasmi jabatan atau agensi kerajaan, nama jabatan atau agensi, alamat jabatan atau agensi, dan nombor telefon, faks, dan e-mel jabatan atau agensi.
- Tanggal surat: Tanggal surat harus ditulis dengan jelas dan lengkap, termasuk hari, bulan, dan tahun.
- Nomor surat: Nomor surat biasanya terdiri daripada nombor urut surat, diikuti dengan garis miring, kemudian tahun surat, dan garis miring lagi, kemudian kode jabatan atau agensi.
- Perihal surat: Perihal surat adalah judul atau ringkasan singkat isi surat.
- Alamat tujuan: Alamat tujuan surat harus ditulis dengan jelas dan lengkap, termasuk nama, jabatan, dan alamat penerima surat.
- Salam pembuka: Salam pembuka surat harus disesuaikan dengan penerima surat.
- Isi surat: Isi surat adalah bagian utama surat yang memuat pesan atau informasi yang ingin disampaikan. Isi surat harus ditulis dengan jelas, ringkas, dan padat.
- Salam penutup: Salam penutup surat harus disesuaikan dengan penerima surat.
- Nama dan tanda tangan: Nama dan tanda tangan pejabat yang berwenang harus dicantumkan di bagian akhir surat.
- Lampiran: Jika ada lampiran yang disertakan dengan surat, maka harus dicantumkan daftar lampiran di bagian akhir surat.
Berikut ini adalah contoh surat rasmi kerajaan yang ditujukan kepada seorang warga negara:
Kepala Surat
JABATAN PENDIDIKAN NEGERI JOHOR
Jalan Mahmoodiah, Johor Bahru, 80100 Johor
Tel: 07-224 2000 Faks: 07-224 2001 E-mel: jpnjohor@moe.gov.my
Tarikh : 15 Februari 2023
Nomor : JPNJH/BPG/2023/001
Perihal : Pemberitahuan Beasiswa
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Penerima Beasiswa]
[Alamat Penerima Beasiswa]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami beritahukan bahwa Bapak/Ibu [Nama Penerima Beasiswa] telah terpilih sebagai penerima Beasiswa Pendidikan Negeri Johor tahun 2023. Beasiswa ini diberikan kepada siswa-siswi berprestasi yang memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan oleh Jabatan Pendidikan Negeri Johor.
Besaran beasiswa yang akan diterima oleh Bapak/Ibu [Nama Penerima Beasiswa] adalah sebesar Rp. 10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah) per tahun. Beasiswa ini akan diberikan selama 4 (empat) tahun, dengan ketentuan bahwa Bapak/Ibu [Nama Penerima Beasiswa] harus mempertahankan prestasi akademik dan disiplin yang baik selama masa studi.
Untuk dapat menerima beasiswa ini, Bapak/Ibu [Nama Penerima Beasiswa] harus menyerahkan beberapa dokumen persyaratan, yaitu:
- Fotokopi ijazah terakhir yang telah dilegalisir.
- Fotokopi transkrip nilai terakhir yang telah dilegalisir.
- Fotokopi kartu keluarga.
- Fotokopi akta kelahiran.
- Surat keterangan tidak mampu dari kelurahan setempat.
- Surat pernyataan bersedia mematuhi peraturan dan ketentuan beasiswa.
Dokumen-dokumen persyaratan tersebut harus diserahkan kepada Panitia Beasiswa Jabatan Pendidikan Negeri Johor paling lambat tanggal 28 Februari 2023.
Demikian surat pemberitahuan beasiswa ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu [Nama Penerima Beasiswa], kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pejabat yang Berwenang]
